Lors de la planification de votre événement, la capacité d’une salle événementielle est souvent l’un des premiers critères évalué (avec le coût de location!).
Toutefois, la capacité d’une salle va bien au-delà des chiffres initiaux donnés sur papier. Lorsqu’on y intègre des éléments audiovisuels, cela peut influencer la capacité réelle de la salle.
Il est essentiel de comprendre que cette capacité peut varier considérablement selon la configuration choisie et l’équipement audiovisuel utilisé et qu’il est préférable de réévaluer l’espace disponible pour assurer une expérience agréable pour tous les participants!
1. En théorie, la salle que vous avez choisie est assez grande, oui mais!
La capacité d’une salle est généralement déterminée par des normes établies, souvent en fonction de l’aménagement classique de la salle, des règles de sécurité à respecter par l’établissement ainsi que par la formule choisie. Voici quelques configurations courantes souvent utilisées qui permettent une multitude de possibilité :
· Banquet : Disposition de tables rondes, souvent capable d’accueillir entre 8 à 10 personnes par table. La capacité peut considérablement varier selon le nombre de personnes que vous devez y faire entrer. Petite note, assurez-vous d’obtenir la grandeur des tables banquets que vous utiliserez (souvent 60 ou 72 pouces) afin de permettre la création du plan de salle et de confirmer que le nombre de personnes que vous souhaitez y accueillir est réaliste.
· Banquet demi-lune : Disposition de tables rondes, capable d’accueillir entre 4 à 6 personnes par table. Cet aménagement offre une excellente visibilité à tous les participants lors de conférences et permet les échanges lors d’ateliers. Toutefois, cette formule est celle qui offre le moins de places assises. Il est donc important de prévoir une salle qui a une très grande capacité si vous devez y accueillir plusieurs centaines de personnes.
· Cocktail : Table cocktail et tabouret, favorisant les interactions et les déplacements de vos participants lors de soirée. Cette formule permet généralement d’accueillir un plus grand nombre de personnes, souvent jusqu’à 50 % de plus que la configuration en banquet. Petite note : vous pouvez évaluer entre 15% et 25% de tables et de tabourets pour la quantité totale d’invité. Par exemple : pour 100 invités, une quantité entre 15 et 25 tables et entre 30 et 50 tabourets sont suggérés.
· Style École : Disposition de tables rectangulaires et chaises en plusieurs rangées, souvent 3 à 4 personnes par table, idéale pour des séminaires, rencontre annuelle des ventes, petites conférences et ateliers. Ce style permet de favoriser les interactions entre les participants mais est aussi efficace et confortable pour prendre des notes. Assurez-vous de laisser suffisamment d’espace entre chacun des participants afin qu’ils soient confortables pour prendre des notes.
· Théâtre : Configuration de chaises en rangée face à votre scène. Cette formule peut maximiser l’espace, permettant d’accueillir un plus grand nombre de personnes. Ce type d’aménagement est aussi utilisé lors de grandes conférences où vous devez accueillir plus de 500 personnes. C’est une des formules qui vous permettra le plus d’optimiser l’espace.
· Estrade : On oublie souvent cette formule! Si la salle le permet, que la hauteur des plafonds est optimale, que votre thématique s’y prête et que vous devez accueillir plus de 1,000 personnes, cette option n’est pas à négliger. Souvent utilisé lors de rencontres annuelles des ventes ou encore pour des conférences à grand déploiement, cet aménagement peut rendre le tout très dynamique et favoriser les échanges entre les participants d’une même division par exemple. Avec ce type de configuration, une scène centrale est un must!
2. L’impact de la scénographie et de l’intégration de l’audiovisuel sur la capacité de votre salle.
Voici comment différents éléments peuvent affecter l’espace disponible :
· Scène : L’installation d’une scène pour les présentations ou les performances nécessite un espace important, souvent à l’avant de la salle et parfois, centrale. La configuration de cette dernière peut également varier selon la thématique et les besoins (conférences ou panels, etc.).
· Régie : Afin d’optimiser et de faciliter le travail des opérateurs qui auront la charge du son et de la lumière, la régie doit être installée en face de la scène. En ce qui concerne l’aspect vidéo, une régie peut parfois être installée derrière la scène sans problème. Il faut donc prévoir une superficie au sol variable selon les équipements qui seront installés. Seul votre fournisseur audiovisuel peut vous informer réellement de cette superficie et vous proposer un plan de salle adéquat.
· Éclairages et sonorisation : Les systèmes d’éclairage et de sonorisation, lorsqu’ils sont installés sur des ponts au sol ou même directement par terre, peuvent réduire l’espace disponible. Si vous avez un budget malléable, priorisez l’installation de ces équipements au plafond, cela maximisera l’espace au sol pour vos participants.
· Projection : Tout d’abord, l’évaluation du type d’équipement qui sera utilisé est primordial. Écran de projection avant ou arrière, mur LED sur la scène ou suspendu, toile de projection sur mesure, quantité utilisé… Cela influencera grandement la superficie nécessaire au sol afin de réaliser l’événement.
· Rangement des coffres : On oublie souvent cet aspect! Lorsque l’équipe technique termine d’installer les équipements, les coffres vides doivent être entreposés sur place. Un espace suffisamment grand doit être prévu, idéalement dans la salle ou dans une salle adjacente à proximité.
3. Évaluer la capacité réelle
Pour déterminer la capacité réelle de votre salle avec tout son équipement audiovisuel, il est crucial d’effectuer une évaluation précise ainsi que de créer un plan de salle à l’échelle. Voici quelques conseils :
· Visite Préalable : Toujours visiter la salle avant de finaliser la réservation. Idéalement, vous pouvez inclure votre fournisseur audiovisuel lors de la visite. Son expertise permettra d’évaluer déjà sur place les besoins et de vous donner l’heure juste.
· Planification avec les fournisseurs : Collaborez avec les techniciens audiovisuels pour déterminer les besoins spécifiques en matière d’espace, en tenant compte des différents types de configurations.
· Prévoir des réserves : Évaluez une capacité d’accueil inférieure à la capacité théorique pour garantir un confort optimal pour les participants.
Priorisez une vision 360 pour votre événement et consultez vos fournisseurs en début de processus afin d’optimiser votre espace et de ne pas avoir de surprise ou de devoir changer votre concept en cours de route.
