VIVANT – Petite coquetterie linguistique utilisée par notre équipe pour décrire un événement «présentiel».
Depuis 2020, les gens ne cessent de vouloir se réunir davantage: entre amis, en famille et lors d’événements.
Même si les expériences virtuelles ont démontré leur capacité à joindre les gens chacun chez eux, il n’y a rien comme les événements vivants pour rassembler les personnes et leur faire vivre de grandes émotions.
Alors, pour rattraper les dernières années, profiter du moment et être de celles et ceux qui innovent, il faut savoir bien réussir ses événements!
Commencer par une approche en 5 étapes
Plusieurs formules gagnantes existent lorsque vient le temps de préparer un événement, qu’il en soit aux balbutiements ou au jour J. Ce qui caractérise les événements réussis, c’est l’approche mise en place par les différentes équipes qui collaborent au projet.
Celle-ci doit idéalement comporter les 5 étapes suivantes.
Étape n°1: l’agilité
C’est bien connu: deux têtes valent mieux qu’une! Alors, si l’équipe chargée de l’événement est composée de plusieurs cerveaux en ébullition, capables de travailler en harmonie, le début de la création sera un succès!
Étape n°2: haut de gamme
On parle ici de l’objectif à atteindre. Il est bien rare qu’on veuille y arriver à moitié et n’y consacrer que le minimum d’efforts. C’est pourquoi il est important de s’entourer de professionnels externes et internes à notre projet pour qu’il se produise comme on l’avait imaginé: que ce soit devant 50 ou 2000 personnes!
Étape n°3: la créativité
La créativité est au centre de tout événement. De plus, elle se décline en de nombreux volets qui ne nous viennent pas nécessairement en tête en premier.
Parce que pour réaliser des événements d’envergure, il faut trouver une idée exceptionnelle, mais avoir également recours à des façons de faire innovantes et ingénieuses.
Les esprits créatifs conceptuels et techniques doivent donc travailler de pair pour réaliser les idées les plus audacieuses.
Étape n°4: le «sur mesure»
Pour faire suite à la créativité de l’événement, il faut donner à celui-ci un caractère unique. Encore une fois, l’écoute et l’esprit d’équipe sont de mise pour arriver à un résultat sensationnel que le public et les collaborateurs apprécieront. Le « sur mesure » peut être dans l’intégration de contenu unique, un élément de décor fait spécialement pour l’occasion ou encore, une scénographie audacieuse!
Étape n°5: la transparence
Elle est demandée partout et elle aura toujours sa place, peu importe le projet: la transparence est une étape essentielle au bon dénouement. Il est crucial qu’elle soit présente du début à la fin puisque c’est cette transparence qui assurera la bonne entente entre les équipes et le succès de l’événement.
Accompagner selon la formule choisie
Oui, on veut réaliser notre événement en formule vivante, mais il ne faut pas perdre de vue les différentes formules qui peuvent venir se greffer au projet initial ou agir comme complément.
La formule vivante, c’est…
C’est celle qu’on commence à revivre et qu’on souhaite qu’elle demeure pendant longtemps. La formule vivante consiste à produire un événement où les convives seront rassemblés au même endroit, le temps d’une expérience spectaculaire!
La formule virtuelle
Même si elle est devenue monnaie courante ces dernières années, la formule virtuelle existe depuis un bon bout de temps déjà. Par contre, on peut dire qu’elle s’est raffinée récemment !
Que l’événement rassemble des personnes aux quatre coins du globe, la formule virtuelle aura toujours sa place dans la production événementielle d’envergure.
La formule hybride
La formule virtuelle est idéale si tous les invités se trouvent dans l’impossibilité d’être au même endroit au même moment, mais quoi faire quand un grand nombre peut être sur place et que l’autre partie doit être à distance?
C’est ici qu’entre en jeu la formule hybride. Comme son nom l’indique, l’événement hybride est composé d’une partie en présentiel et d’une en virtuel. La beauté de la chose? Les participants sur place comme les participants à distance peuvent assister à l’événement en même temps!
Créer du contenu percutant
L’événement se doit d’être mémorable et rempli de contenu qui reflète nos idées et nos valeurs. C’est pour ça que, d’entrée de jeu, il faut se poser la question suivante:
Pourquoi fait-on cet événement?
En y répondant, on facilitera la création de contenu pertinent qui saura captiver les participants et animer votre événement d’une toute autre manière.
Il sera également plus simple pour les différentes équipes impliquées dans la réalisation de l’événement de choisir les bons outils et techniques pour créer les contenus.
C’est ici qu’entre en scène la production audiovisuelle. Celle-ci a fait sa place dans le monde événementiel depuis plusieurs décennies et il est désormais impossible d’imaginer un spectacle ou une soirée sans y avoir recours.
En alignant toutes les idées, le contenu qui en découlent ainsi que les outils et techniques à utiliser pour y parvenir, on s’assure d’avoir un processus de réalisation optimal et efficace.
Enchaîner avec une démarche à 5 piliers
Après avoir débuté le travail avec une approche en 5 étapes, avoir choisi une formule pour son événement et avoir entamé la création de contenu pertinent, il est maintenant temps de mettre en place une démarche à 5 piliers.
L’alliance
Lors d’un début de projet événementiel, les différents collaborateurs doivent se rencontrer et apprivoiser les idées et les énergies de chacun. C’est ainsi que chaque personne apportera sa touche professionnelle à l’événement. Ici, la synergie entre les différents collaborateurs est la clé !
La conception
Une fois les forces et expertises de chacun mis sur la table, il faut passer à l’étape du remue-méninges. Que veut-on faire comme événement? Comment souhaite-t-on que les gens participent? Quelles technologies allons-nous utiliser?
Des questions, mais aussi des réponses, seront trouvées lors de ce deuxième pilier.
La connexion
Une fois le plan de match dessiné, il faut le suivre. En s’assurant que chaque personne a le bon rôle-clé, on veille à ce que le projet aille comme sur des roulettes.
Le jour F
On recule de quatre lettres pour remplacer le fameux jour J par le jour F. C’est à ce moment qu’on voit si tous nos efforts ont payé (si on a bien suivi toutes les étapes, il n’y a aucun doute à avoir!) et qu’on commence à ressentir de la fierté.
L’événement a maintenant lieu et c’est à cet instant qu’on constate les fruits de nos efforts !
La suite
Après l’événement, il est bien de laisser retomber toute la poussière de la fébrilité et de l’exaltation pour analyser l’événement sous toutes ses coutures. Ce genre de bilan permet aux collaborateurs de voir les bons coups et ceux à améliorer pour une prochaine collaboration.
Toujours garder en tête la vision globale de l’événement
Peu importe où on est rendu dans le processus de création, il faut toujours garder en tête le big picture.
Oui, il y aura quelques imprévus. Oui, il y aura quelques changements. Oui, certaines étapes prendront plus de temps. Mais l’important est que tous les collaborateurs se rappellent pourquoi ils font le projet et quel est le but à atteindre.
Les bons coups prendront alors plus de place et les petites victoires deviendront immenses.
L’approche, la formule, le contenu, la démarche et la vision globale permettent de réaliser des événements hors du commun, quelle que soit sa thématique. Pour réussir votre événement, il faut assurément de l’audace et un plan d’action solide suivi par des collaborateurs créatifs.
